Introduction au nouveau régime numérique des chèques repas (en vigueur depuis le 1er janvier 2024)
Deux règlements grand-ducaux relatifs au traitement des chèques-repas ont été publiés au Mémorial le 27 septembre 2023.
Voici les principaux changements.
1. Digitalisation du système des chèques-repas
Le chèque-repas est désormais digital. L’objectif est de réduire les charges administratives pour les entreprises. L'octroi de chèques-repas sous format « papier » par l'employeur reste toutefois autorisé jusqu'au 31 décembre 2024.
2. Une nouvelle définition
Le chèque-repas est « un titre non négociable sous format numérique d'une valeur déterminée et d'une validité de douze mois, octroyé par un employeur à l'usage strictement personnel de son salarié, lui permettant de prendre tout ou partie d'un repas ou d'acheter des denrées alimentaires auprès d'un affilié établi au Grand-Duché de Luxembourg. »
Les critères d'utilisation des chèques-repas sont donc clarifiés. La définition du repas est étendue pour englober également les achats alimentaires auprès des restaurateurs ou commerçants affiliés à une des sociétés émettant des chèques-repas.
Par ailleurs, l'ancienne notion d’utilisation au cours d’une "journée de travail" a été abrogée pour permettre aux salariés d'utiliser les chèques-repas également en fin de journée, le week-end ou durant les congés.
Enfin, le nouveau régime fixe le nombre maximal de chèques-repas utilisables par jour à 5, ce qui porte l'utilisation maximale à un montant de 75,00 € par jour (pour l'achat d'un repas ou de denrées alimentaires).
3. Imposition
La participation de l’employeur au financement du chèque-repas ne donne pas lieu à imposition si :
- Le salarié participe à hauteur de 2,80 € par chèque-repas (montant inchangé par rapport à l’ancienne législation) et si
- La valeur faciale du chèque-repas n’excède pas 15,00 € (au lieu de 10,80 € précédemment).
A partir de 2024, le montant maximal de la participation de l’employeur par chèque-repas (donnant lieu à exemption) passe donc de 8,00 € à 12,20 €. A noter que l’employeur reste libre d’adapter ou non le montant de sa participation.
Le nombre de chèques-repas accordés au salarié reste lié au nombre de jours de prestation effective de travail. Dans la pratique, de nombreux employeurs attribuent un nombre forfaitaire de chèques par mois (en général 18 chèques par mois, 12 fois par an ou 20 chèques par mois, 11 fois par an).
L’exemption fiscale reste également conditionnée au fait que l’employeur ne dispose pas de cantine d’entreprise.
4. Cotisations sociales
Les chèques-repas ne sont pas pris en considération pour la détermination du revenu cotisable, c’est-à-dire qu’il n’y a pas de cotisations sociales à payer, ni par l’employeur, ni par le salarié.