Pourquoi les rapports d’absentéisme sont-ils indispensables à votre entreprise ?

Connaissez-vous réellement l’état de santé de votre organisation ? Avoir une vue claire sur l’absentéisme est un bon indicateur. Mais, suivre et interpréter correctement les chiffres de l’absentéisme n’est pas une sinécure. Pourquoi votre entreprise ferait-elle cet effort ? La réponse est simple : surveiller l'absentéisme revient en substance à l’éviter, ce qui fait également baisser vos coûts. 

L'impact financier de l’absentéisme

Non moins de 972,51 euros par collaborateur : tel était en 2016 le coût annuel moyen du seul salaire garanti versé en cas d’absence pour cause de maladie. Et il ne s’agit là que de la partie émergée de l’iceberg. L’absentéisme maladie entraîne encore bien d'autres coûts directs, comme les cotisations patronales, les cotisations de pension, les primes et les assurances maladie privées.

À cette liste, il faut également ajouter une série de coûts indirects pour le remplacement et le suivi :

• Si le collaborateur absent est remplacé en interne, il est fort probable que ses collègues devront prester des heures supplémentaires coûteuses ou auront besoin de formations complémentaires.
• Un remplacement externe impliquera en revanche des frais supplémentaires pour les intérimaires, les recrutements et les formations.
• Par ailleurs, le service du personnel tourne à plein régime pour assurer le suivi des certificats médicaux, organiser les entretiens d’absentéisme, etc. Il convient de ne pas sous-estimer le coût de ces tâches supplémentaires liées à l'administration et aux Ressources humaines.    

L’absentéisme exerce également un impact non mesurable. Les absences augmentent la charge de travail des travailleurs restés en poste et le risque d’erreurs. Par conséquent, la qualité de votre service en pâtit, et la satisfaction de vos clients s’en ressent également. Les entreprises qui enregistrent un absentéisme relativement élevé présentent en outre un risque accru de voir d'autres collaborateurs tomber malades également ou perdre leur motivation et leur implication. Avec pour conséquence un absentéisme exacerbé.

Le rapport d’absentéisme : la base d’une action concrète

 

Éviter cet effet boule de neige nécessite des actions concrètes pour limiter l’absentéisme au sein de votre organisation. La compilation des indicateurs de maladie pertinents dans un rapport d'absentéisme constitue une première étape indispensable pour identifier comment et pour qui mettre sur pied des initiatives. Un aperçu :

1. Le pourcentage d'absentéisme maladie

Le pourcentage d’absentéisme maladie – la quote-part des jours d'absence dans le nombre total de jours prestés – est un indicateur relativement facile à suivre. Il donne une idée générale de la santé de votre organisation et peut être affiné en analysant la durée de l’absentéisme :

• Absentéisme de courte durée – moins d’un mois ;
• Absentéisme de longue durée – plus d'un mois et moins d'un an ;
• Absentéisme total – toutes les périodes de maladie de moins d'un an.    

2. Le pourcentage d'absents

Les absents sont les collaborateurs absents au moins un jour pour cause de maladie. Suivre cet indicateur permet de découvrir l'ampleur de la problématique de l’absentéisme. Pour obtenir un tableau nuancé, il est recommandé de subdiviser ce pourcentage suivant la durée de l’absence.

3. Le facteur Bradford

Le facteur Bradford permet d’analyser l’absentéisme au niveau individuel. Il évalue le degré de perturbation occasionné par l'absence d’un collaborateur sur le lieu de travail. Pour ce faire, il est tenu compte du nombre de jours de maladie et de la fréquence des périodes de maladie. Ce dernier indicateur pèse le plus lourd dans le calcul : car plus les absences d’un collaborateur sont fréquentes, plus il devient difficile de prévoir son remplacement.

Vers une politique d’absentéisme ciblée

L’étape suivante consiste à comparer ces indicateurs de maladie à des paramètres tels que l’âge, l’ancienneté, le sexe, le statut, le régime de travail et le service. Les données chiffrées servent ainsi d’indicateur utile de la santé de votre entreprise. Veillez toutefois à éviter de tirer des conclusions hâtives ou d’établir des liens erronés.

Par conséquent, associez votre rapport d'absentéisme à une nouvelle étude qualitative – une analyse du contexte, des entretiens d'absentéisme – pour identifier avec certitude les causes possibles. Par exemple :

• la culture d'entreprise dans certains services ;
• le style de management et de communication des dirigeants ;
• l’organisation du travail et les méthodes de travail ;
• la charge de travail individuelle ;
• les obstacles liés à l'entreprise pour certains groupes de collaborateurs ;
• la santé émotionnelle, physique ou mentale des collaborateurs.    

Sur la base de cette évaluation, vous savez précisément où la problématique d’absentéisme est la plus pressante. Elle constitue le point de départ de l’élaboration d’une politique d’absentéisme plus ciblée, prévoyant des points d'action pour des groupes de collaborateurs spécifiques, des services, etc. Il est ensuite recommandé de réitérer cet exercice, afin de cartographier l’évolution et de vérifier si votre politique fait effectivement baisser l'absentéisme.