Chose bien préparée est à demi achevée. Il en va exactement de même avec la planification du personnel et des équipes. Mais ce travail de planification peut parfois être très complexe et prendre beaucoup de temps. Les horaires papier et les tableaux Excel peinent alors à répondre aux besoins. Les logiciels de planification numérique permettent d’aller plus loin. Tout employeur ne veut-il pas, en effet, voir ‘les bonnes personnes à la bonne place’ ? Énumérons les avantages de la planification numérique.
#1 Facilitation administrative et accompagnement : simplifiez vos tâches
Que vous ayez un collaborateur, quelques-uns ou une multitude, planifier leur travail de manière efficace ne va souvent pas sans l’inévitable complexité. Et qui dit hausse du nombre de travailleurs, dit plus grande nécessité d’avoir une vue d’ensemble. Tout le monde est-il bien intégré dans le planning et où y a-t-il des lacunes ? Quel est le statut d’un projet ? Et ainsi de suite. Un logiciel de planification numérique vous libère facilement des tâches administratives répétitives. Et si vous liez cet outil à votre payroll, les erreurs sont immédiatement détectées. L’outil devient pour ainsi dire votre assistant personnel.
Cela devient encore plus facile si vous dégagez une partie du travail via une application mobile. Saisir des récupérations ou demander des congés : vos collaborateurs s’en chargent eux-mêmes via l’appli. Il vous suffit de vérifier le solde restant et d’approuver ou de rejeter les nouvelles demandes. Le système vous empêche de planifier les membres du personnel malades ou en vacances.
#2 Optimisation de l'occupation du personnel : une gestion efficace pour de meilleurs résultats
Dans les petites comme dans les grandes entreprises, la répartition optimale de la charge de travail n’est pas une tâche facile. Toutefois, ‘les bonnes connaissances au bon endroit’ signifient plus d’efficacité, et cela, également en termes de coûts. Si votre occupation est fortement dépendante de la météo ou de la saison, la flexibilité dans votre planification est également un must. Bref : vous avez besoin d’un outil de planification qui évolue à votre rythme.
Avec un logiciel de planification intelligent, vous acquérez des connaissances eu égard à l’affectation, à la capacité et à la disponibilité de votre personnel. Vos collaborateurs encodent eux-mêmes leurs disponibilités via l’appli et vous les intégrez dans le planning en fonction. Via l’appli, le mail ou par SMS, vous envoyez les horaires et voyez directement les confirmations arriver. En cas de refus, le temps de travail est automatiquement affecté à un autre travailleur. Un changement de dernière minute ? L’outil s’en occupe !
Si vous comptez plusieurs implantations, vous pouvez affecter facilement votre personnel là où le pic est le plus élevé. Et cela, sans tracasseries administratives, car toutes les heures prestées sont centralisées. Autre atout : la plupart des outils de planification sont basés sur le cloud, ce qui permet d’accéder à vos données à tout moment et en tout lieu.
#3 Les fondements d'une gestion efficace des salaires
En automatisant la gestion du temps et des présences, le payroll devient également un jeu d’enfant. Salaires, heures supplémentaires, suppléments et autres variables seront calculés de manière plus correcte et efficace. Car toutes les heures prestées correspondront exactement à ce qui est payé. Difficile d’avoir un traitement des salaires plus transparent. Du reste, l’enregistrement du temps n’est plus depuis longtemps un tabou et les avantages s’avérant bien supérieurs aux idées préconçues. Saviez-vous en outre que la planification et l’enregistrement du temps sont les deux éléments essentiels d’une gestion du personnel efficace ?
Sur la base de votre planning, l’outil de planification numérique peut même établir automatiquement les déclarations Dimona. D’une simple pression sur un bouton, vous pouvez les transférer à votre service RH ou au secrétariat social pour traitement ultérieur. Fini de retaper des fichiers Excel, avec le risque élevé d’erreurs que cela engendrait ! Outre la transparence, vous gagnez également en temps et en vitesse.
