Révision des procédures destinée à moderniser et simplifier les démarches pour les employeurs et leurs mandataires
À compter du 2 avril 2024, le Centre commun de la sécurité sociale (CCSS) implémentera de nouvelles procédures pour la déclaration de l’activité professionnelle à l’étranger des salariés.
Ces nouveautés concernent l’ensemble des entreprises dont les salariés effectuent une partie de leur travail depuis l’étranger (télétravail, voyages professionnels, formations en dehors du Luxembourg, détachement temporaire, …).
La révision des procédures est destinée à moderniser et simplifier les démarches pour les employeurs et leurs mandataires.
Modalités pratiques applicables à partir du 2 avril 2024
L’employeur (ou son mandataire) devra désormais obligatoirement procéder à la déclaration de travail à l’étranger par le biais d’une déclaration électronique SECUline (A) ou par l’envoi de nouveaux formulaires papier (B).
A. Une déclaration électronique via SECUline (procédure DEMDET)
La déclaration électronique sera applicable tant pour les situations de pluriactivité (dont par exemple le télétravail) que pour les situations de détachement temporaire.
En outre, le CCSS précise que « le format de fichier DTA actuel ne sera plus utilisé ». Afin de s’adapter aux avancées technologiques, le format des fichiers DEMDET et DETRET basculera du DTA vers le XML, et la structure des fichiers sera adaptée afin de « réduire significativement des erreurs de déclaration et de garantir une bonne qualité des données ».
B. Une déclaration papier par le biais de nouveaux formulaires
La déclaration par formulaire papier restera accessible aux employeurs et 3 nouveaux formulaires papiers ont été édités afin de faciliter ces déclaratifs. Ces nouveaux formulaires sont disponibles sur le site du CCSS et seront à utiliser en fonction du type d’activité exercée par le salarié.
1. Activité exercée dans deux ou plusieurs Etats membres
L’employeur utilisera désormais le nouveau formulaire papier « Exercice d’activités dans deux ou plusieurs Etats membres (pluriactivité) ».
Ce formulaire s’applique à toutes les situations où les salariés sont amenés à travailler depuis deux ou plusieurs pays y compris le télétravail et ce indépendamment du pourcentage effectué.
2. Détachement temporaire
L’employeur utilisera les deux nouveaux formulaires papier ont été créés dans le cadre des détachements temporaire des salariés (mission temporaire à l’étranger), il s’agit :
Du formulaire « Demande de détachement dans un Etat membre » si le détachement est effectué dans un Etat membre de l’Union Européenne etDu formulaire « Demande de détachement dans un pays tiers » si le détachement est effectué en dehors de l’Union Européenne (pays tiers).
Pour rappel, la durée d’un détachement est en principe d’une durée maximale de 24 mois (sauf accord contraire par l'organisme de sécurité sociale).
En fonction des informations fournies via SECUline ou par formulaire papier, le CCSS se charge de traiter les demandes conformément à la procédure du nouvel accord-cadre sur le télétravail ou à la procédure habituelle de la pluriactivité (avec transmission du dossier dans l’Etat membre de résidence pour détermination de la législation applicable) ou du détachement :
- En cas d’application de l’accord-cadre, un certificat A1 sera émis automatiquement pour toute la période de télétravail indiquée dans la déclaration, sans pouvoir excéder 3 ans
- En cas de pluriactivité, l’émission d’un certificat A1 dépendra de la décision relative à la détermination de la législation applicable qui sera prise par l’organisme compétent de l'Etat membre de résidence du salarié
- En cas de détachement, le CCSS émettra directement un certificat A1.