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Sociale verkiezingen 2024: tijd om in actie te schieten

Élections sociales : Préparez le prochain scrutin de mars 2024 !

En mars prochain, toutes les entreprises luxembourgeoises qui occupent au moins 15 salariés éliront à nouveau – ou pour la première fois – leurs représentants du personnel. Cette échéance peut sembler lointaine, mais détrompez-vous : il est temps d’envisager la préparation de ce scrutin qui devra respecter une procédure stricte comportant des délais et des communications obligatoires tant vis-à-vis des salariés qui vis-à-vis de l’Inspection du Travail et des Mines.

Penchez-vous donc dès aujourd’hui sur les ressources nécessaires ainsi que sur votre plan d’approche. 

Les élections sociales ont lieu tous les 5 ans à une date fixée par le Ministre du Travail. La mise en place des délégations du personnel est alors obligatoire dès lors qu’un certain seuil d’effectif, calculé sur une période de référence est atteint.

Qui doit organiser des élections sociales ?

L’obligation d’élire des délégués du personnel s'impose à toute entreprise du secteur privé et du secteur public à partir du moment où elle occupe au moins 15 salariés durant les douze mois précédant le premier jour du mois de l’affichage annonçant les élections.

Quel est le rôle de la délégation du personnel ?

La mission générale de la délégation du personnel est de représenter et de défendre les intérêts des salariés de l’entreprise en matière de conditions de travail, de santé et de sécurité au travail, de sécurité de l’emploi et de statut social. Elle joue ainsi le rôle de médiateur entre les salariés et leur employeur. 

La délégation du personnel aura également des compétences en matière d’information et de consultation par rapport à une série de thématiques touchant à la vie de l’entreprise. Dans les entreprises de plus de 150 salariés, elle participera également à certaines décisions de l’entreprise.

Quel calendrier en vue de l'organisation des élections sociales de mars 2024 ?

Les prochaines élections sociales auront lieu en mars 2024 mais la date officielle reste encore à confirmer par le Ministère du Travail.

Même dans les mois qui précèdent cette date, beaucoup de choses doivent se préparer en coulisses. Autrement dit : vous avez tout intérêt à libérer dès maintenant les ressources nécessaires et à décider de la manière dont vous allez aborder ce processus. C’est d’autant plus vrai pour ceux qui n’ont encore jamais organisé d’élections sociales.

    Les étapes en résumé…

    1e Etape

    La 1ère étape formelle du processus électoral aura lieu le 1er février 2024 (soit le premier jour du mois de l'affichage obligatoire de l’annonce des élections). 

    A cette date, il faut effectuer le calcul de l'effectif de l’entreprise afin de déterminer le nombre de délégués à élire et le système électoral à appliquer.

    2e Etape

    La 2ème étape de la procédure aura lieu un mois avant la date des élections

    A cette date, nous aurons l’affichage, par le chef d'entreprise, d'un avis officiel annonçant le tenue des élections sociales indiquant la date, le lieu et l'heure du scrutin, le nombre de délégués à élire, le lieu des bureaux de vote, le lieu où les intéressés peuvent prendre connaissance des noms des candidats, les conditions d'éligibilité et le nombre de salariés pris en compte pour le calcul des effectifs employés dans l'entreprise.

    C’est aussi la date limite pour effectuer une demande d'autorisation ministérielle pour le vote par correspondance des salariés absents le jour de l’élection.

    3e Etape La 3ème étape de la procédure électorale aura lieu 3 semaines avant le jour des élections. Il s’agit de la date limite pour l’affichage des listes électorales (listes alphabétiques des salariés électeurs et des salariés éligibles).
    4e Etape La 4ème étape de la procédure aura lieu 15 jours calendrier précédant l'ouverture du scrutin. Il s’agit de la date et heure limites pour le dépôt des candidatures aux élections.
    5e Etape La 5ème étape du processus se déroulera durant 3 derniers jours ouvrés précédant le scrutin (10 jours en cas de vote par correspondance) et concernera affichage des candidatures dans l'entreprise…
    Jour J Jusqu’au jour de l’élection et la tenue du bureau de vote.

      Les cinq jalons pour votre organisation…

      1.    Budgétisation et plan d’approche : D’octobre à décembre 2023

      Si vous organisez un scrutin en 2024 – pour la première fois ou non – vous devez prévoir dès maintenant les fonds nécessaires dans votre budget de 2023 et de 2024. Afin d’y voir clair, penchez-vous sur les questions suivantes : combien de collaborateurs pouvez-vous libérer pour ce projet ? Disposez-vous (toujours) de l’expertise appropriée en interne ou devez-vous chercher des renforts ? Allez-vous externaliser certaines tâches et/ou responsabilités ? Demanderez-vous un vote par correspondance pour certains collaborateurs ? Quiconque est déjà familiarisé avec la procédure des élections sociales doit également répéter l’exercice. Certains changements pourraient intervenir dans la législation à appliquer au cours des mois qui viennent. Ces éléments doivent constituer la base de votre plan d’approche. 

      2.    Remettre les choses en ordre : Début 2024

      L’automne 2023 est le moment idéal pour donner encore un dernier coup de boost à la concertation sociale. Profitez de cette période pour passer votre règlement interne à la loupe, mettre à jour vos politiques, travailler à la réorganisation des horaires, etc. Les futurs représentants du personnels issus des élections de mars 2024 commenceront ainsi avec une ardoise propre. Décidez avant la fin de l’année si et avec quel partenaire d'externalisation vous voulez vous lancer dans l'aventure.

      3.    La période de référence pour comptabiliser les effectifs : Du 1er février 2023 au 31 janvier 2024

      Le dénombrement des salariés est une étape clé dans le processus électoral. D’une part, l’effectif minimum requis pour organiser des élections est de 15 salariés sur 12 mois. D’autre part, dans le cadre du calcul de l’effectif, selon le cas, certains salariés sont pris en compte intégralement, partiellement ou pas du tout. Le nombre de salarié obtenu permettra de déterminer le nombre de délégués à élire et le système électoral à appliquer.

      4.    Préparation de la procédure électorale : D’octobre 2023 à janvier 2024

      La procédure électorale proprement dite débute en février 2024, de sorte qu’un important travail juridique et administratif doit être accompli dans les mois qui précèdent. Assurez-vous que votre équipe organisationnelle est formée et sait ce que l’on attend d’elle. C'est le moment idéal pour se familiariser avec les outils et la procédure administrative. Balisez le calendrier électoral en fonction de la date du scrutin. 

      5.    La procédure électorale : De février 2024 à mars 2024

      Le signal du départ de la procédure est le 1er février 2024, soit le 1er jour du mois de l’annonce de l’organisation des élections. A cette date, il faut effectuer le calcul de l'effectif de l’entreprise afin de déterminer le nombre de délégués à élire. La procédure relative aux opérations électorales est lancée ! Elle sera rythmée par des communications et des démarches à effectuer à des échéances fixes, par des encodages d’informations sur la plateforme de l’Inspection du Travail et des Mines, par la gestion des candidatures, l’organisation du bureau de vote …

      Un travail bien commencé est déjà à moitié gagné.

      Ce n’est pas un secret : la procédure qui mène aux urnes est longue et stricte. Mais ceux qui se préparent à temps partent avec un avantage. Si vous ne disposez pas en interne des ressources ou du savoir-faire suffisants pour mener à bien ce projet de A à Z, faites appel à temps à des renforts.