Enregistrement du temps de travail : l'ère de la pointeuse est-elle révolue ?

Les entreprises peuvent encore faire de gros progrès numériques en matière d'enregistrement des présences au travail

3 décembre 2019

Luxembourg, le 3 décembre 2019 – Les entreprises où les employés doivent (encore) pointer ou badger à leur arrivée au travail restent très nombreuses en Belgique, en Allemagne, en France, aux Pays-Bas et au Royaume-Uni. Huit entreprises sur dix où le temps de travail est enregistré utilisent pour ce faire un système traditionnel Time & Attendance (T&A) : un badge, une pointeuse ou une horloge, une feuille Excel voire même sur papier. Les alternatives numériques et biométriques, comme la connexion à l'aide d'applications ou avec une empreinte digitale, sont beaucoup moins courantes. C'est ce qui ressort d'une étude internationale réalisée par le prestataire de services RH SD Worx et Protime, spécialiste de l'enregistrement du temps de travail et de la planification du personnel.

En matière d'enregistrement du temps de travail des collaborateurs, les entreprises européennes peuvent encore faire de gros progrès numériques : près de huit entreprises sur dix en Belgique, en Allemagne, en France, aux Pays-Bas et au Royaume-Uni utilisent un système d'enregistrement du temps de travail assez traditionnel comme un badge (22,8 %), une pointeuse ou une horloge (19,4 %), une feuille Excel (23,4 %) ou un document papier (12,2 %).

L'Allemagne semble particulièrement traditionnelle, puisque 85 % des entreprises n'y utilisent pas encore les systèmes d'enregistrement du temps de travail les plus modernes. La pointeuse reste la plus populaire (31 %). Aux Pays-Bas, pourtant, le glas de la pointeuse a déjà sonné : 5 % des entreprises l'utilisent encore. Un autre résultat qui se démarque est qu'au Royaume-Uni, le système de temps et de présence le plus populaire est toujours le stylo et le papier (22%). (voir aperçu graphique 1).

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Graphique 1. Modes d'enregistrement du temps de travail et des présences dans les entreprises en Belgique, en Allemagne, en France, aux Pays-Bas et au Royaume-Uni.

Solutions numériques et biométriques

Néanmoins, il existe d'autres modes d'enregistrement T&A, telles que la connexion à l'aide d'applications (mobiles), qui peuvent utiliser la géolocalisation à des fins de vérification. Parmi les entreprises interrogées qui enregistrent le temps de travail et les présences, une moyenne de quelque 18 % a déjà recours à ces applications. Les entreprises néerlandaises affichent ici des résultats largement supérieurs à la moyenne : les employés se connectent via une appli dans 32 % des cas. Par ailleurs, les applis avec géolocalisation ne sont absolument pas intégrées en Allemagne pour l'instant : seul 1 % des entreprises ose y avoir recours.

Enfin, il existe également des méthodes biométriques pour se connecter, comme les empreintes digitales ou les scans rétiniens. Ceux-ci semblent encore appartenir au futur : 2,6 % à peine des entreprises des pays interrogés qui enregistrent le temps de travail et les présences les utilisent (voir aperçu graphique 1).

"L’utilisation limitée est due au RGPD", explique Sébastien Genesca, Managing Director de SD Worx Luxembourg. "En termes simples, toute atteinte à la vie privée doit être aussi limitée que possible afin d'atteindre l'objectif visé. Les données biométriques sont très sensibles, bien plus qu'un badge ou une connexion électronique par exemple. Vous ne pouvez pas les utiliser pour un simple enregistrement du temps de travail, sauf s'il existe des raisons fondées supplémentaires d'appliquer un contrôle renforcé (comme la prévention de la fraude, la protection de données sensibles ou la sécurité d'un site).

Peter s'Jongers, CEO de Protime : « C'est un paradoxe : avec la montée en puissance des méthodes de travail flexibles telles que l'horaire flexible, le besoin de vue d'ensemble devient de plus en plus important. Si personne ne sait combien vous travaillez réellement, le burn-out est à portée de main. L'horloge moderne, qui non seulement enregistre votre temps par le biais d'applications mobiles, mais peut également y associer votre productivité, deviendra donc encore plus importante à l'avenir. Ainsi, la gestion prévisionnelle du personnel peut être adaptée en temps utile si la charge de travail est trop élevée et si l'épuisement professionnel peut être évité. »

Les cadres dirigeants utilisent également les données de présence pour le planning du personnel

L’étude internationale de SD Worx et Protime, montre également que les données T&A sont encore utilisées à d'autres fins dans 55 % des cas. Les applications les plus populaires sont : l'analyse des heures facturables par rapport aux heures non facturables (38 %) et l'établissement d'un planning du personnel afin d'éventuellement engager des personnes supplémentaires (35 %). Ce dernier s'inscrit parfaitement dans le cadre de la gestion de la chaîne d'approvisionnement des talents que les entreprises doivent mettre en place en vue d'assurer l'afflux, le déploiement et la rétention de collaborateurs appropriés.

L'adaptation flexible de la planification du personnel (35%) - basée sur les prévisions météorologiques, par exemple - et la planification du personnel (à plus long terme) (34%) sont deux autres domaines pour lesquels les données T&A sont utilisées. Près de trois personnes interrogées sur dix (29 %) déclarent également qu'elles ont recours à l'outil T&A en association avec des systèmes de rémunération pour déterminer les primes des collaborateurs.

Dans 45 % des entreprises, les données T&A sont purement utilisées pour l'enregistrement du temps de travail et des présences des travailleurs.