SD Worx et Protime : une combinaison gagnante

30 novembre 2015

FOCUS SUR 2 SOCIÉTÉS QUI SE CONNAISSENT BIEN : SD WORX ET PROTIME ! SD Worx Luxembourg et Protime mettent régulièrement en commun leur expertise respective au service de leurs clients afin de déployer des solutions à la fois globales et sur-mesure, dans le domaine de la gestion des ressources humaines, de la gestion de temps et de la planification du personnel. La banque Mizuho Trust & Banking SA et la société Innovative Solutions for Finance, leur font confiance.
La convention collective bancaire ou Convention collective de travail des salariés de banque, est le
fruit de négociations entre le secteur bancaire et les organisations syndicales. « Elle est, d’un point de
vue politique, considérée comme un gage de paix sociale au sein du secteur », précise l’Association
Banques et Banquiers Luxembourg (ABBL). Renégociée tous les 3 ans, elle précise diverses mesures relatives au système de rémunération, à la politique de formation,… Globalement, le secteur bancaire grand-ducal emploie +/- 25.000 personnes mais la convention collective ne concerne pas les cadres supérieurs ainsi que les apprentis bancaires.

«SD Worx gère notre administration salariale depuis de nombreuses années. Parallèlement, le système
de gestion du temps que nous utilisions devenait obsolète par rapport à nos besoins liés à la convention
bancaire. Notre ambition était également de profiter du renforcement de notre administration salariale
pour, dans un second temps, optimiser la gestion du temps de travail tout en garantissant un accès sécurisé au bâtiment, un point particulièrement important compte tenu de nos activités», explique Stéphanie Duchene, Department Head of Human Resources & General Administration de Mizuho Trust & Banking SA. La filiale luxembourgeoise de la banque japonaise Mizuho est spécialisée dans trois métiers : fund administration, global custody et securities agency. «Suite à l’acquisition par IBM de Dexia Technology Services, qui a depuis été rebaptisée IS4F (Innovative Solutions for Finance), il était compliqué pour l’entreprise de continuer à confier son payroll à la BIL alors que cette banque devenait également un client de IS4F. Il importait, dès lors, de prendre notre autonomie en confiant le payroll à une entreprise spécialisée auprès de qui nous pourrions également outsourcer une large palette de services associés en matière de gestion du temps. Il nous fallait des solutions sur-mesure », précise quant à lui Michel Van Schingen, le responsable informatique interne de IS4F, entreprise active dans les services d’infrastructure et de production IT pour les acteurs du secteur financier.

SD Worx et Protime : 20 ans de collaboration


Pour mener à bien ces projets, Mizuho Trust & Banking SA et IS4F ont choisi d’accorder leur confiance à SD Worx Luxembourg et Protime. Deux entreprises qui se connaissent bien. Au-delà du fait que SD Worx détient des participations dans Protime, elles affichent une vingtaine d’années d’étroite collaboration sur des dossiers qui requièrent une expertise à la fois pointue et plurielle.

Une expérience internationale


Créé en 1945, en Belgique, le groupe SD Worx couvre aujourd’hui, au travers de la « Payroll Services Alliance, 30 pays dans le monde (USA et Canada inclus). Au Grand-duché, SD Worx Luxembourg est né en 2003 d’une joint-venture entre FGL et SD Worx Belgique et accompagne ses clients au travers de ces différents métiers : la gestion des salaires, BPO, l’expertise juridique, sociale et fiscale, la formation et l’automatisation (e-RH). Chaque mois, SD Worx Luxembourg qui travaille pour des PME comme pour des grands groupes, dans de nombreux secteurs d’activité, transmet plus de 15.000 fiches de paie à ses clients. Créée en 1995, également en Belgique, Protime est une entreprise spécialisée en solutions de Workforce Management. C’est l’un des leaders du marché européen de l’enregistrement de temps, de la planification du personnel et des solutions optimisant la collaboration dans les organisations. L’entreprise est également active dans tout ce qui relève du contrôle d’accès. Protime possède des bureaux au Benelux, en France, aux Pays-Bas, en Allemagne et en Grande-Bretagne mais son rayonnement va bien au-delà de ces pays. Elle compte des clients à travers toute l’Europe ainsi qu’aux Etats-Unis. Comme celui de SD Worx Luxembourg, son portefeuille de clients comprend un large éventail d’entreprises en termes de tailles et de secteurs d’activité.

Un interlocuteur unique


« Il était fondamental à nos yeux de pouvoir nous appuyer sur un partenaire comme SD Worx qui connaît
parfaitement la convention collective bancaire en vigueur au Luxembourg car nous devons l’appliquer à la lettre. C’est un défi dans la mesure où les 115 employés de Mizuho Trust & Banking SA n’ont pas tous le même profil. Pour chacun de ces profils, ce sont des règles différentes qui s’appliquent. Il est certain que la conjugaison des expertises de Protime et de SD Worx Luxembourg, qui comprennent parfaitement notre business, a été un élément déterminant dans le bon déroulement du projet, y compris dans l’élaboration du cahier des charges », souligne Stéphanie Duchene. Cette approche collaborative et personnalisée pour l’implémentation de solutions adaptées, Michel Van Schingen l’apprécie également : «tant en ce qui concerne le volet payroll que dans le domaine de la gestion du temps et la prise en charge de différents services (demande de congés, congés maladie, changements d’horaires…), tout était à construire. Nous partions d’une page blanche. La priorité a été de définir le cahier des charges en opérant une analyse de l’existant. Nous avons donc travaillé en étroite collaboration avec les équipes de Protime et de SD Worx. Le fait que les experts des deux entreprises se connaissent leur a permis d’organiser et d’optimiser pleinement leurs complémentarités. Si bénéficier d’une double expertise est un gage de qualité et de réactivité, il était également primordial, pour nous, d’être en contact avec un seul et unique interlocuteur. Ce qui a été le cas ».


Proximité et réactivité


Ce point de contact unique a favorisé les échanges constructifs lors de la phase préparatoire puis durant
l’implémentation de la technologie et des périodes de tests qui se sont étalées sur une année. La proximité participe également à la qualité de la relation et à la pertinence des services, dans la durée. Au-delà des outils, la valeur ajoutée de SD Worx et Protime réside également dans l’excellence de leur suivi et de leur accompagnement du client. « Le système dont nous disposons est particulièrement intuitif. Il est très facile de s’y retrouver. Le service RH a, de plus, bénéficié d’une formation assurée par Protime afin d’optimiser l’utilisation du ‘Time management’. Les explications ont été claires et limpides. En cas de soucis ou tout simplement pour obtenir une information,il nous suffit de décrocher notre téléphone ou d’envoyer un e-mail pour obtenir une réponse dans les minutes qui suivent», précise Stéphanie Duchene. La réactivité est assurément un point fort du duo. Les 150 collaborateurs de IS4F qui travaillent au Luxembourg (le groupe emploie 500 personnes) y sont particulièrement sensibles. « Il ne faut pas oublier que des habitudes avaient été prises avec la BIL, le changement d’opérateur a généré des inquiétudes, notamment en ce qui concerne l’établissement des fiches de paie, qui se sont très vite évaporées. Un programme de formation avait d’ailleurs été construit afin d’anticiper toute une série de questions pratiques. Nous travaillons tous en confiance », précise Michel Van Schingen non sans indiquer que l’expérience luxembourgeoise a été mise à profit pour un déploiement du système au sein de IS4F Belgique, « le contexte et l’environnement sont différents mais le cadre défini pour le Luxembourg reste le même. La phase de test est en passe de se terminer ». SD Worx Luxembourg et Protime sont à la manoeuvre.

Service sur-mesure


Dans chacun de ces métiers, SD Worx vise l’excellence. Pour l’atteindre, SD Worx a soigné son approche personnalisée. La gestion des salaires, par exemple, est assurée par une équipe de 29 gestionnaires spécialistes de ce domaine. Un gestionnaire est attitré à chaque client afin de lui assurer un service réactif, complet et sur-mesure. Ce souci de répondre très précisément aux besoins de ses clients, se confirme également par une offre très étoffée en matière de formation en ressources humaines.

Cette approche personnalisée fait également partie de l’ADN de Protime qui considère chaque organisation comme étant unique. Les solutions technologiques innovantes de Protime dans le domaine de la gestion des temps et des activités, des services RH ou bien encore de la recherche et du partage d’informations, se caractérisent par leur efficience mais aussi par leur grande flexibilité. Comme SD Worx, la valeur ajoutée de Protime réside, aussi, dans l’expertise de ses Hommes. La majorité des collaborateurs de Protime sont issus du secteur RH.

Mizuho Trust & Banking (Luxembourg) Administration des fonds d’investissement, Custody Services
et Securities Agency Services. Mizuho Trust & Banking (Luxembourg) S.A. a une entreprise spécialisée en administration des fonds : Japan Fund Management (Luxembourg) S.A.

IS4F assure la prestation de services d’infrastrucutre et de produciton IT pour des clients actifs dans le secteur financier. Agréée par le régulateur luxembourgeois, la CSSF, IS4F est reconnue comme étant l’une des plus importantes sociétés PSF du Grand-Duché.