SD Worx et Saint-Paul Luxembourg travaillent main dans la main

13 juin 2015

Faciliter le quotidien :du temps gagné pour se concentrer sur son coeur de métier. Simplifier les procédures administratives, soulager la charge de travail et gagner du temps pour se concentrer sur son coeur de métier, voici des arguments forts pour recourir à un prestataire externe spécialisé en matière de ressources.
En février 2014, Saint-Paul Luxembourg et SD Worx ont démarré leur collaboration et dressent aujourd'hui un bilan de leurs expériences. Entrevue avec Pascal Marchesin, directeur des Ressources humaines chez Saint-Paul Luxembourg et Mady Dondlinger, General Manager auprès de SD Worx.

Monsieur Marchesin, pourquoi Saint-Paul Luxembourg a décidé de recourir à un prestataire externe en matière de ressources humaines? Pourquoi avoir choisi SD Worx? Et quels ont été les facteurs déterminants?


Au début de l’année 2014, l'équipe des ressources humaines est passée en quelques mois de huit personnes à trois collaborateurs. A ce moment une vraie difficulté s'est posée. Comment garantir la gestion des salaires avec un effectif réduit? Comment trouver rapidement une solution pour y remédier? Et est-ce que l'on va embaucher des personnes ou recourir à un prestataire externe? La question de l'embauche a vite été réglée, car nous ne voulions recruter que des postes stratégiques, à savoir des journalistes, des informaticiens et des commerciaux. Nous avons donc fait appel à des spécialistes en externe. Un choix qui est également intéressant au niveau économique, car en interne ces tâches sont routinières, prennent beaucoup de temps et ne créent pas de valeur ajoutée. Le challenge était de trouver vite un partenaire. Aux dix prestataires que nous avons retenus, nous avons posé deux questions décisives: Êtes-vous en mesure d'intervenir immédiatement? Tout de suite, nous sommes passés de dix à cinq fiduciaires. Et êtes-vous capable d'intervenir sur notre outil de gestion Gesper? Et du coup, seulement trois prestataires rentraient en compte. Avec SD Worx, nous avons de suite eu un bon feeling, car ils avaient déjà fait face à ce type de mission et nous ont convaincu par leur expérience. Le dépannage s'est très bien déroulé avec une consultante de SD Worx qui était présente sur site un jour par semaine.

Quelles tâches ont été déléguées à SD Worx?


Après cette première phase de dépannage, nous avons progressivement intégré SD Worx dans notre structure afin de garantir le transfert des données de notre outil Gesper vers Alicia RH, leur outil de gestion développé en interne. La transition s'est faite presque sans taux d'erreur et de manière sécurisée. Passer d'un système à l'autre n'est pas facile au début mais grâce au know-how de SD Worx, tout s'est très bien passé. Notre consultante vient ponctuellement pour la préparation des fiches de paie. La paie n'est qu'une partie, celle que nos salariés voient directement, mais derrière il y a tout une préparation à gérer, telles que les diverses déclarations et la collaboration étroite avec la comptabilité.

Quel bilan tirez-vous de cette expérience jusqu'ici?


Je tire un très bon bilan au bout d'un an. C'était une année riche en événements pendant laquelle nous avons très bien été épaulés et conseillés, surtout au niveau juridique qui n'est pas notre champ d'expertise. C'est pourquoi il était important d'avoir une personne dédiée pour répondre à nos questions et d'avoir une réponse rapide avec l'avis d'un juriste.

Madame Dondlinger, votre entreprise a pour but de faciliter la gestion de tâches administratives et surtout d'apporter des solutions performantes en matière de ressources humaines. Quelles sont les missions qui vous sont généralement attribuées? Et à quel type d'entreprises s'adressent vos services?


Le «payroll», c.à d. le calcul mensuel brut-net des salaires constitue la plus grande partie de notre travail. Le BPO (Business Process Outsourcing) et les missions chez les clients sur site sont en croissance. Notre but est d'éviter les tâches administratives qui consomment beaucoup de temps et d'énergie. Nous collectons toutes les données nécessaires et les transmettons à nos gestionnaires pour le traitement des salaires. Des tâches administratives (commande de chèques-repas, gestion du plan de pension etc.) sont effectuées par nos consultants. Les clients sont très demandeurs de ce type de missions. On nous sollicite également pour des audits salaires pour des sociétés qui calculent leurs salaires en interne pour vérifier l’exactitude du calcul, suivi des flux d’informations. Au travers de notre Learning Center, nous proposons des formations pour les sociétés qui gèrent leurs salaires en interne aussi bien que pour des sociétés qui font appel à un prestataire externe. Nous proposons des mises à jour au niveau des nouveautés socio-juridiques ainsi que des formations complètes dans le domaine des ressources humaines. Quand on nous adresse un nouveau dossier, nous cherchons toujours à optimiser le traitement des informations, à intégrer nos expériences, à définir ensemble les besoins du client et à y répondre avec une solution adaptée. Grâce à notre outil développé en interne, Alicia RH, nous sommes capables d'importer les données en fonction de leurs demandes et de rajouter des fonctionnalités supplémentaires calquées sur leurs besoins. Le portefeuille de nos clients est très varié allant de petites structures aux grandes entreprises de tous secteurs confondus.

Quelles tâches gérez-vous pour Saint-Paul Luxembourg ?


Nous avons une collaboratrice dédiée sur site qui vient en règle générale une fois par semaine chez Saint-Paul. Cette personne gère les tâches administratives, collecte les données, prépare la paie, répond aux questions des salariés. Pour des questions d'ordre juridique, elle passe la main à notre département «Tax and Legal» qui revient vers l’équipe RH de Saint-Paul avec une réponse claire et précise. Le calcul brut-net des salaires se fait à distance dans les bureaux de SD Worx avec une équipe qui prend en charge cette tâche. C'est un réel avantage pour Saint-Paul qui peut se concentrer davantage sur la partie «RH soft», telle que la gestion des plans de carrière, le développement du personnel, la communication interne, etc. Un autre atout est que chacun de nos collaborateurs a un backup. Donc même s'il y a absence ou maladie, il y a plusieurs personnes qui peuvent prendre la relève.

Qu'entendez-vous par automatisation des processus administratifs RH?


Notre outil Alicia RH permet un accès direct aux informations. Si on veut par exemple créer un nouveau collaborateur dans le système, les données ne sont encodées qu'une seule fois, elles sont «live», et nous permettent de notre côté de lancer tous les processus y afférents tels que les affiliations à la sécurité sociale. L'outil évite une double saisie fastidieuse et présente un réel gain de temps avec à la clé des données fraîches et qualitatives. Pas besoin de ressaisir ou d'importer des données, toutes les informations y sont intégrées afin de pouvoir lancer des calculs et extraire les résultats selon les besoins (rapports, fiches de paie papier ou électronique, etc.). Les fiches de paie peuvent être sollicitées en français, allemand ou anglais. Nos équipes sont également multilingues afin de faciliter l'échange avec nos clients. L'attribution d’un dossier client se fait par terrain d'expertise de nos gestionnaires qui arborent les divers secteurs allant de l'industrie au service jusqu'aux banques et assurances.

Quelle est votre expérience avec Saint-Paul Luxembourg/Luxemburger Wort?


C'est une très belle expérience: très challenging. La première fois, lorsque nous nous sommes rencontrés, j'ai compris l'ampleur de la tâche et le défi qu'il fallait relever. J'ai de suite pensé aux solutions que nous pouvions leur apporter pour les soulager. Grâce à une expérience similaire, j'ai pu leur proposer une solution optimisée : une personne dédiée sur site qui les décharge au maximum et un outil performant pour récolter et traiter les données. C'était un véritable challenge de sortir toutes les fiches de paie en seulement deux semaines et nous y sommes arrivés. Depuis nous nous concentrons sur l'optimisation des autres besoins et la collaboration se déroule très bien.