Mieux appréhender les enjeux RH au sein d’une PME

31 mars 2015

La gestion des Ressources humaines constitue un enjeu stratégique, que l’on soit une grande ou une petite entreprise. Trop souvent pourtant, les PME négligent de nombreux aspects liés à la gestion de la paie ou des RH en général. Elles s’exposent par là à un risque social non négligeable. C’est particulièrement vrai au Grand-Duché de Luxembourg, pays où la dimension transfrontalière rend ces enjeux complexes. Dans ce contexte, les PME ont tout intérêt à faire confiance à un prestataire externe, comme SD Worx, pour les accompagner. Evocation des enjeux RH au sein des PME avec Benjamin Fréteur, Managing Consultant, et Gregory Pels, Head of Payroll department, au sein de SD Worx.

Les PME n’ont pas toujours les ressources suffisantes pour mettre en œuvre un service dédié à la gestion des Ressources humaines. Quels sont les enjeux en la matière pour une PME ?


Gregory Pels – Les premiers besoins RH des entreprises, des TPE comme des PME, sont la paie et les démarches qui y sont associées. Nous pouvons évoquer ici la collecte des données à déclarer, l’interprétation de celles-ci, le calcul du salaire brut-net, mais aussi l’affiliation sociale obligatoire auprès de l’administration qui doit être effectuée dans les 8 jours. Derrière le paiement du salaire, il y a des enjeux fiscaux et sociaux qui ne sont pas toujours bien appréhendés, tout simplement parce que les PME ne disposent pas bien souvent des connaissances ou des ressources nécessaires pour le faire. Benjamin Fréteur – Au Luxembourg, sans doute plus qu’ailleurs, les questions de paie peuvent entraîner des demandes complexes, liées au pays de résidence du travailleur, à la mobilité des salariés amenés à travailler dans plusieurs pays. D’un point de vue administratif, il est important que les dirigeants de PME soient bien informés et qu’ils puissent être accompagnés face à ces enjeux.

Comment, en tant que prestataire externe, pouvez-vous venir en aide aux PME ?


Gregory Pels – En tant que prestataire externe, nous pouvons prendre en charge l’ensemble de la gestion des salaires de nos clients. En nous le confiant, ils bénéficient en continu d’un suivi régulier, d’un soutien et d’un conseil relatif à toutes les questions qu’ils peuvent se poser. Notre connaissance des enjeux fiscaux et sociaux, notamment par la veille que notre département Tax & Legal opère en permanence, est directement mise en œuvre au profit de nos clients. Les changements légaux sont automatiquement intégrés dans le service proposé.

A partir de quel moment est-il intéressant, pour les PME, de recourir aux services d’un prestataire RH comme SD Worx ?


Benjamin Fréteur – Plus qu’une question de taille, je pense qu’il faut parler de maturité. Afin de voir s’il est opportun d’externaliser la gestion des salaires, par exemple, il faut que le dirigeant de l’entreprise analyse la situation, son organisation, ses connaissances sociales et fiscales, les outils et les ressources à sa disposition pour effectuer cette mission. Souvent, la gestion des salaires est confiée à une fonction administrative de support dont la paie n’est pas la fonction première et qui n’a pas forcément le temps ni toutes les connaissances pour réaliser cette mission de manière optimale. Comment peut-elle réagir en cas de question spécifique ? Et que se passe-t-il si cette personne venait à s’absenter pour une longue durée ? La gestion des Ressources humaines, y compris la gestion des salaires, a des impacts stratégiques qu’il faut pouvoir assurer de manière permanente. Externaliser ces prestations permet en outre au personnel qui assurait ses fonctions de se concentrer sur des tâches participant au développement de l’entreprise.
Gregory Pels – Un prestataire externe, au-delà du service qu’il garantit sans interruption et de ses connaissances mises à jour en permanence, pourra faciliter le suivi administratif du personnel de l’entreprise. Grâce à des outils informatiques mis à disposition, l’encodage des données (demandes de congé et autres absences, heures supplémentaires, autres suppléments) sera facilité, tout comme le suivi analytique du personnel. Le dirigeant, les RH et le service comptabilité pourront facilement accéder à toute l’information.

Le Luxembourg est un espace économique particulier, avec beaucoup de PME internationales, un rayonnement transfrontalier, de nombreux travailleurs qui résident en dehors du Grand-Duché… Cette situation entraîne des enjeux complexes qu’il faut appréhender…


Gregory Pels – Oui. Et ce n’est pas évident pour une PME qui n’a pas les ressources suffisantes pour se doter d’un département exclusivement dédié à ce genre de problématiques. On peut distinguer deux grandes catégories de PME au Grand- Duché. Les entreprises locales, créées et développées à partir du Luxembourg, et les filiales dépendant de grands groupes internationaux. Les secondes ont le plus souvent besoin d’un accompagnement plus large pour mieux appréhender la législation locale et ses spécificités. Si elles disposent d’un département RH au niveau de la maison mère (à l’étranger), elles ont souvent besoin d’un partenaire à l’échelle locale pour traiter les questions sociales et fiscales spécifiques, et pour adapter la politique payroll du groupe à la situation luxembourgeoise.
Benjamin Fréteur – Pour l’ensemble des paiements, au-delà du calcul brut-net, il y a de nombreux autres paramètres à prendre en compte. Pour un travailleur qui est actif sur plusieurs pays, comme cela arrive fréquemment au Luxembourg, il y a de nombreuses considérations sociales et fiscales qu’il faut pouvoir analyser. Les « frontières » réglementaires peuvent être sources de mauvaises surprises lorsque les travailleurs luxembourgeois sont amenés à prester en dehors du Luxembourg. Par exemple, un employeur luxembourgeois qui avait décidé de scinder la rémunération d’un employé entre la Belgique et le Luxembourg, en raison de prestations régulières en Belgique, en reprenant le package luxembourgeois, avait omis d’appréhender l’ensemble du cadre social belge. Il a donc eu la mauvaise surprise de voir son coût augmenter considérablement du fait de l’obligation de payer un 13e mois ainsi qu’un pécule de vacances tant sur la partie fixe de la rémunération que sur la partie variable de celle-ci. Cet employé, profitant d’un salaire variable confortable cette année-là, a pu bénéficier non pas seulement d’un 13e mois de salaire, mais aussi d’un 14e et d’un 15e, au grand dam de l’employeur.
Gregory Pels – Jusqu’au 31 décembre 2014, pour un employé luxembourgeois résidant en Belgique, qui était amené à prester sur le territoire belge ou français, par exemple, un impôt devait être payé en Belgique dès le 1er jour presté en dehors du Grand-Duché. A partir de 2015, une tolérance de 25 jours sera accordée avec obligation de déclarer ces jours.

Dès lors, que faut-il recommander aux dirigeants de PME ?


Gregory Pels – De prendre les dispositions nécessaires pour éviter ce risqué social et/ou fiscal. Un prestataire extérieur comme SD Worx peut les accompagner dans la gestion de la paie, mais aussi les aider à mettre en place une politique de gestion des Ressources humaines adaptée à l’activité de l’entreprise, à ses besoins et aux règles du pays sur lequel des prestations sont rendues. A partir d’une analyse de la situation, sur base des informations communiquées, nous pouvons les aider à chiffrer et maîtriser ce risque social, et à mettre en oeuvre une politique cohérente et adaptée.
Benjamin Fréteur – Recourir à un prestataire extérieur spécialisé et présent dans 28 pays européens a du sens dans la mesure où, pour un coût maîtrisé, il permet une meilleure appréhension des risques tout en profitant d’une réelle valeur ajoutée, distillée à travers les services et conseils délivrés, les outils et les connaissances mis à disposition.